Acessando os Relatórios do inFocusChat

Nesse artigo vamos abordar menu Relatórios do inFocusChat, que está disponível para todos os perfis de usuários da plataforma. As informações consolidadas dos atendimentos podem ser acessadas tanto no meu Painel de Controle quanto no menu Relatório, e reúnem indicadores de desempenho (KPIs) e gráficos em tempo real, os gestores podem monitorar produtividade, tempos de resposta e a distribuição de demandas por diversos critérios.. 

Vamos iniciar pelo menu Painel de controle:

1) No menu lateral esquerdo, acesse Painel para visualizar os relatórios:

2) Os dados dos relatórios disponíveis serão atualizados conforme a manipulação dos filtros existentes na parte superior do Painel. Serão exigbidos:

- Filtros de Período: Atalhos rápidos para visualizar dados de Hoje, 7 dias, 30 dias ou 90 dias. 

- Calendário (De/Até): Permite selecionar um intervalo de datas personalizado. Clique em Gerar.

3) A Chave Conversas/Grupos altera a visualização das métricas entre atendimentos individuais e atividades em grupos. O Ícone Atualizar recarrega os dados do dashboard para exibir as informações mais recentes.

4) O botão Personalizar permite que o usuário reorganize a posição dos gráficos e widgets na tela conforme sua preferência.

5) Clique no botão Widgets para ter acesso à janela de personalização.

6) Selecione as seções que deseja manter ativas, e desabilite as que não fizerem sentido. Clique em Restaurar padrão para retomar a configuração original.

5) Para salvar as alterações feitas, clique no botão Concluído.

Por padrão, no Painel de Controle serão apresentados os seguintes relatórios:

• Total de atendimentos: soma total de interações no período selecionado.
• Demanda Ativa: atendimentos iniciados pelos atendentes da empresa.
• Demanda Receptiva: atendimentos iniciados pelos clientes.
• Novos Contatos: quantidade de clientes que interagiram pela primeira vez.
• Tempo Médio de Atendimento (TMA): média de tempo de duração das conversas.

• Tempo Médio de Espera (TME): média de tempo que o cliente aguardou até ser atendido.

• Gráfico de distribuição:

  • por fila: distribuição percentual dos atendimentos entre os departamentos (Filas).

  • por status: divisão entre atendimentos Encerrados, Em aberto e Pendentes.

  • por canal: volume de atendimentos segmentados por Canais (WhatsApp, Instagram, Facebook, etc).

• Evolução por:
  • período: permite identificar picos de demanda em dias ou horários específicos.
  • usuário: gera visualização do percentual de atendimentos por usuário.
  • fila: percentual de atendimentos por fila.
  • demanda: percentual de atendimentos conforme as demandas
• Demandas por fila: distribuição de demandas por fila.
• Desempenho por usuário: compara as métricas entre os membros da sua equipe.

6) Para os usuários ADM, o Dashboard exibe um recurso exclusivo que são os Insights de IA, para gerar insights baseados nas métricas atuais. São apresentados dois botões: Histórico e Analisar.

7) Ao clicar em Analisar, serão gerados insights de IA, com a hora de atualização

8) Ao clicar em Histórico será exibida uma lista com análises anteriores (no máximo das últimas 50 análises), com as respectivas datas, horário e fonte.

9) Agora vamos acessar outros relatórios disponíveis no inFocusChat. No menu lateral, siga a trilha Gestão Comercial > Análise & Registros > Relatórios.

8) Serão exibidos os relatórios de atendimentos (1), de contatos (2), de contatos por carteira (3), de contatos por Estado (4), de contatos por Etiqueta (5), de contatos por Kanban (6), de pausas dos atendentes (7) e de resumo por usuário (8).

9) No Relatório de atendimentos será possível filtrar filtros atendimentos pelos seguintes parâmetros: data, status, conexões, filas, usuário, tipo de atendimento, canal, demanda, valor mínimo/máximo. Após a seleção dos filtros desejados, utilize as opções gerar relatório, imprimir ou exportar para Excel.

10) No Relatório de contatos será possível acessar a lista completa de contatos com filtros avançados. Para isso, selecione o intervalo da criação do contato (1). Os dados exibidos nesse relatório são: nome, WhatsApp, E-mail e informações extras. Após ajustar os filtros, clique em gerar relatório (2). Para gerar a versão para impressão, clique em imprimir (3). Os dados exibidos poderão ser exportados para excel (4) ou CSV (5).  

11) Em Contatos por carteira, filtre e exporte contatos segmentados por carteira (usuário responsável) para análise da sua base de clientes. Selecione uma ou mais carteiras no filtro de usuários (1), clique em gerar relatório (2) para listar os contatos de cada carteira. São exibidos os menus para imprimir (3), exportar para Excel (3) ou CSV (4). Os dados exibidos são nome, WhatsApp e e-mail de cada contato. A coluna Carteiras mostra todos os responsáveis vinculados ao contato.

12) Em Contatos por Estado, clique nos filtros para selecionar uma ou mais unidades federativas (1). Os dados exibidos nesse relatório são: nome, WhatsApp, E-mail e Estado. Após ajustar os filtros, clique em gerar relatório (2). Para gerar a versão para impressão, clique em imprimir (3). Os dados exibidos poderão ser exportados para uma planilha do excel (4) ou CSV (5).  

13) Em Contatos por Etiquetas, clique nos filtros para selecionar uma ou mais etiquetas (1). Os dados exibidos nesse relatório são: nome, WhatsApp, E-mail e etiquetas. Após ajustar os filtros, clique em gerar relatório (2). Para gerar a versão para impressão, clique em imprimir (3). Os dados exibidos poderão ser exportados para uma planilha do excel (4) ou CSV (5).  

14) O Relatório de Contatos por Kanban possibilita acompanhar a progressão de contatos no funil. Clique nos filtros para selecionar as classificações feitas em um ou mais Kanbans (1). Os dados exibidos nesse relatório são: nome, WhatsApp, E-mail e Kabans. Após ajustar os filtros, clique em gerar (2). Para gerar a versão para impressão, clique em imprimir (3). Os dados exibidos poderão ser exportados para uma planilha do excel (4) e CSV (5).  

15) O Relatório de Pausas exibe o histórico e tempo de pausa dos atendentes. Selecione o intervalo desejado (1) e clique em Atualizar (2). Será exibido o resumo por atendente (3), com detalhamento dos status de pausa utilizados, quantidade de pausas, tempo total pausado e estouros. Em detalhe das pausas (4) será listado o nome do atendente, o motivo da pausa, dia/horário de início/fim da pausa, a duração de cada pausa e o tempo de estouro.

15) Em Resumo de atendimentos por Usuário, clique nos filtros para selecionar o intervalo de criação dos ticket (1). Após ajustar os filtros, clique em gerar relatório (2). Para gerar a versão para impressão, clique em imprimir (3). Os dados exibidos poderão ser exportados para uma planilha do excel (4) e CSV (5). As informações serão exibidas de duas formas: um gráfico de barras (6) listando todos os atendimentos por usuários, e na tabela (7) serão detalhados nome, e-mail, pendentes, em atendimento, resolvidos e total. 

16) Ao clicar em qualquer uma das barras do gráfico (1), a tabela também será filtrada com os dados do usuário em questão (2).

Em caso de dúvidas sobre essa etapa da configuração, consulte o Suporte da inFocusChat.

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